Jak inFakt pomógł Pawłowi pogodzić własny biznes z pracą na etat?

Paweł Andruszków jest programistą. Codziennie spędza przed komputerem 8–10 godzin, dlatego, jak mówi, potrzebuje wyważenia równowagi pomiędzy prawą a lewą półkulą mózgową. Prowadząc firmę żyje w dwóch rzeczywistościach: za dnia pracuje jako programista, eksploatując lewą półkulę, tę odpowiedzialną za logiczne myślenie. Wieczorami pozwala się wyszaleć odpowiedzialnej za kreatywność prawej półkuli. Co robi? Zajmuje się obróbką drewna.

Pomysł na biznes wziął z domu, w którym i tata i dziadek mieli talenty manualne i bawili się drewnem. Paweł jednak postanowił pójść krok dalej:

– Ktoś, patrząc na mnie, powiedziałby że jestem stolarzem, natomiast stolarstwo kojarzy się z produkcją mebli. Ja idę w innym kierunku – łączę drewno z żywicą, ledami i elektroniką w różnych formach. Zacząłem od lamp, ale też staram się tworzyć własne rzeczy. Paweł skromnie zaznacza, że produkcja drewnianych elementów wyposażenia wnętrz jest zajęciem hobbystycznym – to dodatkowa praca. Dlatego tym bardziej ma potrzebę sprowadzenia prac biurowych do minimum, by skupić się na tym, co go cieszy i daje mu satysfakcję.

Jak założyć warsztat?

Decyzja Pawła o otwarciu warsztatu dojrzewała powoli. Zaczął zastanawiać się nad zmianą formy zatrudnienia ze swoim dotychczasowym pracodawcą, gdyż nie potrzebował już tego, co gwarantowała mu dotychczasowa umowa o pracę. Równocześnie coraz częściej najbliżsi prosili go, aby zrobił dla nich coś ciekawego z drewna – na prezent, lub na pamiątkę. Kiedy mieszkanie w bloku pęczniało od małych elementów drewnianych, stało się dla niego jasne, że potrzebuje osobnej przestrzeni do realizowania swojej pasji. W ten sposób, naturalnie, Paweł połączył pracę na etacie z rozwojem rodzinnego hobby: usługi programisty świadczy swojemu pracodawcy na podstawie umowy B2B, a potem w swoim warsztacie tworzy drewniane cuda.

Choć Paweł prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, nie można powiedzieć, że jest w niej całkiem sam. Na różnych etapach w realizacji marzenia pomagała mu rodzina i przyjaciele.

Po niezbyt udanych poszukiwaniach, idealny garaż do stworzenia warsztatu znalazła Pawłowi jego dziewczyna. Z kolei z kolegami przegadywał pomysł otworzenia własnej działalności gospodarczej. Jak wspomina:

– Dosyć długo chodziłem wokół tego tematu, bo wiadomo, że są plusy i minusy. Dlatego bałem się i pytałem kolegów, którzy prowadzą swoje działalności: „jak to ogarniasz”? No i powiedzieli mi. Wyjęli telefony, pokazali inFakt, wyjaśnili jak działa i jakie to wszystko jest proste.

Co było dalej? Paweł założył konto w inFakcie i uzupełnił formularz zgłoszeniowy dla przedsiębiorców zakładających działalność gospodarczą. Następnie odebrał telefon i po prostu dogadał się ze swoim księgowym, Krzysztofem Folkiem. Księgowy kurierem wysłał Pawłowi potrzebne upoważnienia, a następnie, po uzyskaniu jego koniecznych podpisów, zarejestrował w jego imieniu działalność gospodarczą i… już! Paweł został swoim własnym szefem – programistą i właścicielem warsztatu obróbki drewna. Teraz mógł bez przeszkód poświęcić się rozwojowi swojej firmy.

A faktury? Tym zajmuje się jego księgowy.

Prowadzenie firmy z inFaktem

Spędzając ponad 8 godzin w pracy, a następnie pracując w warsztacie, Paweł po prostu nie miałby czasu zajmować się sprawami biurowymi swojej firmy, jeśli prowadziłby ją w tradycyjnym modelu. Hołdując zasadzie work-life balance, Paweł doszedł do wniosku, że mądre zarządzanie czasem nie może obejmować godzin ślęczenia nad uporządkowaniem faktur. Dlatego zdecydował się na inFakt – dzięki tego oszczędza mnóstwo czasu i może go poświęcić na realizowanie swojej pasji.

– W inFakcie to bardzo proste. Dla przedsiębiorcy ta aplikacja to w zasadzie brama do komunikacji z księgowym, który jest po drugiej stronie. W moim przypadku jest to pan Krzysztof, który naprawdę robi super robotę! Bezboleśnie przeprowadza przez wszystkie meandry księgowości – wyjaśnia Paweł.

Łącząc pracę na etacie z prowadzeniem warsztatu, Paweł woli nie marnować czasu na wożenie dokumentów do biur rachunkowych, skoro nie musi. Tym właśnie koledzy przekonali go, że prowadzenie działalności gospodarczej nie będzie dla niego uciążliwe.

Wystarczyło, że zdecydował się na odpowiedni plan w inFakcie i wszystkie faktury dołącza za pomocą zdjęcia. Jako programista zresztą bardzo dobrze rozumie, jak to działa:

– OCR: Optical character recognition. Fajne! Aplikacja sama sczytuje zdjęcie: ustawia kontrast, dodaje balans bieli, podkreśla tekst, żeby łatwiej było księgowemu znaleźć potrzebne dane. Jeśli dostaję fakturę na mejla, to już jest w ogóle superproste, bo tylko włączam aplikację webową i po prostu ją uploaduję, więc nie muszę nawet wyjmować telefonu. A gdy dostaję fakturę drukowaną, robię jej zdjęcie, wybieram kategorię i przyciskam „wyślij”.

inFakt Photo z perspektywy przedsiębiorcy – jak to działa?

Dla tych spośród nas, którzy nie są związani z branżą informatyczną, Paweł wyjaśnia istotę funkcjonalności aplikacji, dzięki której staje się ona usprawnieniem prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej:

– Wybiera się odpowiedni plan w inFakcie i w zasadzie większość odbywa się albo na telefon, albo w aplikacji i przez mejla. Nie wychodzę z domu. Nigdy w życiu nie byłem w żadnym biurze rachunkowym, bo zwyczajnie nie było to potrzebne.

Zostając z Pawłem w domu zaglądamy mu przez ramię podczas dołączania faktury kosztowej, która poświadcza zakup surowców do stworzenia kolejnego modelu personalizowanej lampy. By móc rozliczyć się z Urzędem Skarbowym, Paweł musi dostarczyć tę fakturę księgowemu, który po zakończeniu miesiąca rozliczy ją z wszystkimi innymi dokumentami. W zasadzie – prosta sprawa. Niemniej, pamiętajmy, że Paweł pracuje na etacie, a później jeszcze wykonuje w swoim warsztacie zamówienia klientów. W tradycyjnym modelu prowadzenia księgowości firmy musiałby poświecić co najmniej jeden dzień w miesiącu, żeby pojawić się w biurze rachunkowym z segregatorem wypełnionym pieczołowicie zbieranymi fakturami – a więc straciłby czas, w którym mógłby wykonać zlecenie i zarobić. To właśnie w tej sytuacji funkcjonalność inFakt Photo zdaje egzamin – Paweł po prostu dostarcza swojemu księgowemu faktury elektronicznie na bieżąco.

– Po prostu: wyciągamy telefon, włączamy aplikację, robimy zdjęcie, wybieramy kategorię, podpisujemy, możemy dodać jakieś komentarze. Wyślij – i leci. I to jest koniec mojej roboty z tą fakturą. Jest to superproste i bardzo przyjazne dla użytkownika, czyli takiego przedsiębiorcy jak ja. Mój księgowy zajmuje się resztą i potem dostaję powiadomienie, co się stało z tym dokumentem. A zazwyczaj jest zaksięgowany, bo po to to wszystko robimy.

Jaka jest w tym wszystkim rola księgowego?

Zakładając działalność gospodarczą, często obawiamy się tego, czego nie znamy. Najczęściej, niestety, są to sprawy księgowe. Doskonale znamy się na przedmiocie swojej działalności, natomiast wystawienie i rozliczenie faktur oraz włączenie ich w prawidłowy obieg w aparacie administracyjnym mogą stanowić trudności dla początkującego przedsiębiorcy.

Współpraca z księgowym w rzeczywistości może być nie tylko usprawnieniem bieżącej działalności firmy, ale wręcz energią popychającą biznes do rozwoju. Dlaczego?

Aplikacja inFakt jest ułatwieniem pracy nie tylko dla przedsiębiorcy. Księgowy także ma dzięki niej mniej pracy – nie musi już tracić czasu na przepisywanie danych z faktury. Aplikacja robi to za niego. Dzięki temu księgowy zyskuje czas dla swojego klienta – może zagłębić się w przepisy, rozwiać wątpliwości, doradzić. Ma też czas, by po prostu pogadać ze swoim klientem.

I to właśnie Paweł ceni najbardziej – obecność i wsparcie swojego księgowego. Paweł nigdy nie spotkał się z Krzysztofem Folkiem, ale mimo to ufa swojemu księgowemu jak mało komu.

To dzięki temu nawet jednoosobowa działalność gospodarcza staje się dynamiczną przestrzenią dla komunikacji, a ta z kolei – impulsem do rozwoju.