Niektórzy podatnicy muszą prowadzić pełną księgowość, a inni dobrowolnie wybierają tę formę rozliczeń. Wynika to z tego, że księgi handlowe przejrzyście przedstawiają sytuację finansową firmy. Osoby, które znają się na księgowości, mogą na ich podstawie prognozować dalsze losy przedsiębiorstwa.
Które firmy muszą prowadzić księgi handlowe, a dla których jest to tylko jedna z alternatyw? Jak wygląda prowadzenie takich ksiąg i czy warto odważyć się na bycie księgowym we własnej firmie? Czy może lepiej od razu zatrudnić specjalistę? Tego wszystkiego dowiesz się z poniższego artykułu.
Nowość: inFakt dla Spółek
Zamów indywidualną ofertę cenową dla Twojej spółki.
Co to są księgi handlowe i kto ma obowiązek je prowadzić?
Księgi handlowe to bardzo skrupulatne zestawienie każdego zdarzenia gospodarczego, które wydarzyło się w firmie. W księgach znajdują się wykazy obrotów, sald i inwentarz (aktywa i pasywa) przedsiębiorstwa. Prowadzenie ksiąg rachunkowych potocznie bywa nazwane pełną księgowością.
Do prowadzenia pełnej księgowości zobowiązane są:
- spółki kapitałowe (tj. sp. z o.o. i s.a), spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne,
- osoby fizyczne i spółki, które przekroczą roczny limit przychodów równowartości 2 000 000 euro.
Kwota limitu przychodów na 2019 r. wynosi 8 746 800 zł. W rezultacie oznacza to, że osoby i firmy, które przekroczą ten próg, powinny 1 stycznia 2020 r. przejść na pełne księgi rachunkowe.
Limit działa także w drugą stronę. Jeżeli np. spółka partnerska była na pełnej księgowości, ponieważ kiedyś tak zdecydował zarząd, a teraz bardziej opłacalna byłaby księgowość uproszczona, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby spółka przeszła na ryczałt albo KPiR. O ile oczywiście, w 2019 r. spółka nie przekroczyła 8 746 800 zł przychodu.
Jak wyglądają księgi handlowe?
Kiedyś księgi handlowe to były faktycznie grube książki, w których księgowy skrupulatnie notował wszystkie dane. Dziś już raczej nie spotyka się ksiąg papierowych, ale ich odpowiedniki w postaci systemów (programów) komputerowych.
Elementy ksiąg handlowych
Elementy, z jakich powinny składać się księgi rachunkowe, reguluje art. 13 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodnie z nim, księgi rachunkowe tworzą:
- dziennik,
- księga główna,
- księgi pomocnicze,
- zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Poniżej znajdują się informacje, do opisywania jakich zdarzeń służą poszczególne części ksiąg handlowych.
Dziennik
Powinien zawierać wszystkie zdarzenia gospodarcze w spółce, opisane chronologicznie. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a obroty liczone w sposób ciągły. Dziennik należy prowadzić w taki sposób, aby można było uzgodnić jego obroty z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
Księga główna
Księga główna składa się z kont syntetycznych. Obowiązuje w niej ewidencja księgowa zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Oznacza to, że każdą operację gospodarczą należy zaksięgować na dwóch kontach równocześnie, po stronie Winny i Ma. Na koncie księgi głównej wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg handlowych salda początkowe aktywów i pasywów. W księdze rejestruje się te same zapisy co w dzienniku, jednakże w porządku systematycznym.
Księgi pomocnicze
Konta ksiąg pomocniczych to tzw. konta analityczne. Służą do rejestracji tych samych zdarzeń, co w księdze głównej, uzupełniając je o dodatkowe informacje. Zapisy kont ksiąg pomocniczych muszą być uzgodnione z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Księgi pomocnicze prowadzi się np. do ewidencji środków trwałych, rozrachunków z kontrahentami i pracownikami.
Zestawienie obrotów i sald
Ten element ksiąg handlowych nazywa się bilansem próbnym. Dlatego, że raz w miesiącu księgowy zestawia ze sobą zapisy w dzienniku i księdze głównej. Jeżeli wartości są zgodne, to oznacza, że księgi prowadzone są prawidłowo.
Inwentarz
Inwentarz to zestawienie aktywów i pasywów, potwierdzone ich inwentaryzacją. Obowiązek prowadzenia inwentarza dotyczy firm, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony w ustawie. W pozostałych przedsiębiorstwach jego funkcję pełni zestawienie sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych.
Zasady prowadzenia ksiąg handlowych
Zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości księgi handlowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Oznacza to, że zapisy powinny być zgodne z rzeczywistością i znajdować się na odpowiednich kontach.
Sprawdzalność polega na możliwości udowodnienia, że zdarzenia gospodarcze naprawdę miały miejsce. Krótko mówiąc – należy przechowywać dokumentację (faktury, rachunki itd.).
Księgi handlowe uznawane są za prowadzone na bieżąco, jeżeli zawarte w nich zapisy umożliwiają sporządzenie w terminie sprawozdań finansowych, rozliczeń i deklaracji.
Czy można samemu prowadzić księgi handlowe firmy?
Z prawnego punktu widzenia nie ma żadnych przeszkód, aby właściciel firmy samodzielnie prowadził jej księgowość. Jednakże pełna księgowość wymaga wiedzy rachunkowej i podatkowej. Dodatkowo – tej wiedzy nie da się przyswoić raz i wykorzystywać przez kilka lat. Wciąż zmieniające się przepisy wymagają ciągłej aktualizacji wiedzy. Reasumując – wielu przedsiębiorców nie ma czasu, aby rzetelnie zająć się księgowością firmy.
Ze względu na powyższe warto zatrudnić księgowego na etat albo skorzystać z pomocy sprawdzonego biura rachunkowego. Decydując się na zewnętrzne biuro księgowe, należy:
- powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania,
- zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.