Czy faktura zagraniczna musi mieć naliczony VAT? W jakiej walucie należy ją wystawić?

Jednoosobowi przedsiębiorcy coraz chętniej działają na zagranicznych rynkach.  Za granicę możemy sprzedawać zarówno towary, jak i usługi, a naszymi klientami mogą być przedsiębiorcy i osoby fizyczne.  Od tego, co i komu sprzedajemy, zależy sposób rozliczeń transakcji. Przyjrzymy się jak rozliczać i dokumentować tzw. „eksport usług” na rzecz zagranicznych kontrahentów.

Faktura dla zagranicznego klienta – kiedy wystawiać…

Przy wystawianiu faktury za usługi dla zagranicznych klientów obowiązują dokładnie takie same terminy jak w przypadku transakcji krajowych. Fakturę należy więc wystawić najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonaliśmy usługę. Można także wystawić fakturę do 30 dni przed sprzedażą, czyli rzeczywistym wykonaniem usługi. To kiedy i jak faktura zostanie przekazana klientowi warto ustalić z nim indywidualnie przy uzgadnianiu warunków współpracy. Trzeba ponadto pamiętać, że usługa zagraniczna musi zostać rozliczona w deklaracji VAT-7 (VAT-7K) za ten okres, w którym została wykonana, a nie za okres, w którym została wystawiona faktura. 

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Tomasz Rogowski

9.6 Znakomity

Cena od 245 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

…i co na niej umieścić

Dane, które musimy zamieścić na fakturze dokumentującej transakcję zagraniczną zależą przede wszystkim od tego czy nabywca usługi jest przedsiębiorcą czy też chce rozliczać się jako osoba fizyczna. W tym pierwszym przypadku faktura wystawiana jest w kwocie netto bez wskazywania stawki i kwoty podatku VAT – podatek ten rozliczyć będzie musiał usługobiorca. Na dokumencie trzeba ponadto zamieścić adnotację, że podatek rozlicza nabywca – tzw. mechanizm „odwrotnego obciążenia”. 

Przedsiębiorca wystawiający fakturę dla osoby fizycznej z zagranicy (np. tłumacz wykonujący usługę dla osoby prywatnej z USA) musi rozliczyć VAT tak samo jak w przypadku usług krajowych tzn. wystawić standardową fakturę ze wskazaną wartością netto usługi oraz kwotą należnego podatku z zastosowaniem stawki obowiązującej dla danej usługi w Polsce.  

Rozliczanie usług elektronicznych

Od stycznia 2015 r. zmieniły się natomiast zasady rozliczeń usług elektronicznych sprzedawanych osobom fizycznym z terenu UE. Obecnie wystawiając fakturę za taką usługę musimy naliczyć i odprowadzić VAT do Urzędu Skarbowego w kraju nabywcy, w stawce przewidzianej w danym kraju. Aby ułatwić sobie życie warto tu skorzystać z systemu rozliczeń MOSS, dzięki któremu wszelkich rozliczeń dokonamy za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego (II urząd Skarbowy w Warszawie Śródmieście). Zanim jednak to zrobimy upewnijmy się czy wykonana usługa faktycznie jest usługą elektroniczną w rozumieniu przepisów prawa – a nie zawsze jest to dla przedsiębiorców oczywiste  (więcej o usługach elektronicznych w kolejnym wpisie na blogu). 

Faktura zagraniczna – jaki język…

Wystawiając fakturę dla klienta zagranicznego trzeba wziąć pod uwagę to, że dokument powinien być zrozumiały dla obu stron transakcji. Można go oczywiście wystawić w języku ojczystym kontrahenta, w praktyce jednak najczęściej strony umawiają się, że faktury będą „pisane” po angielsku. Jeżeli rozliczamy się na podstawie KPiR musimy posiadać także wszystkie dokumenty księgowe w wersji polskojęzycznej.  Faktur w ojczystym języku może także zażądać od nas organ podatkowy w trakcie kontroli. 

…i waluta?

Zagraniczny kontrahent może zażyczyć sobie wystawienia faktury w obcej walucie np. w euro. Jest to oczywiście możliwe, jednak trzeba pamiętać, że konieczne jest przeliczenie jej na złotówki na potrzeby zapisów w KPiR. Ponadto, niezależnie od przyjętej waluty kwotę podatku VAT na fakturze zawsze należy zapisywać w złotówkach (oczywiście wówczas gdy obowiązek rozliczenia VAT leży po stronie sprzedawcy). Ponadto, w sytuacji gdy data wystawienia faktury w obcej walucie różni się od daty jej uregulowania mogą powstać tzw. różnice kursowe, które w zależności od konkretnej sytuacji mogą generować u przedsiębiorcy koszt albo przychód.