Czym różni się rozliczenie samochodu kilometrówką a w kosztach? Jak rozliczyć VAT od kosztów zakupu pojazdu i paliwa?
Z początkiem kwietnia 2014 r. pojawiło się w przepisach określenie samochodu do użytku mieszanego. Poznał je zapewne każdy kto odlicza VAT od pojazdu w ramach prowadzonej firmy. Użytek mieszany oznacza bowiem opcję odliczania 50% VAT-u. Jak się to ma do rozliczania kosztów i amortyzacji?
Status samochodu decyduje o podatkach
Koszty samochodu może rozliczać praktycznie każdy przedsiębiorca, który jest jego właścicielem, współwłaścicielem, wynajmuje go lub użycza. To w jaki sposób rozlicza samochód zależy od statusu tego pojazdu w kontekście majątku firmowego. Co ciekawe statusy są tutaj różne pod względem podatku dochodowego i pod względem VAT-u.
1. Podatek dochodowy – kilometrówka lub samochód firmowy
Jeśli chodzi o rozliczanie podatku dochodowego, czyli „wrzucanie w koszty” wydatków na samochód, to istnieją dwie możliwości – kilometrówka lub samochód firmowy, czyli wpisany do środków trwałych.
Kilometrówką rozlicza się samochód prywatny wykorzystywany do celów firmowych, dla którego trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Z tej ewidencji wynika liczba kilometrów przejechanych do celów firmowych, którą mnoży się przez stawkę określoną w przepisach. Wynik to limit kosztów samochodu, które można rozliczyć. Taki mechanizm nie zezwala jednak na rozliczanie w kosztach amortyzacji samochodu.
Z kolei samochód firmowy to pojazd wpisany do ewidencji środków trwałych, czyli inaczej mówiąc należący do firmy. Wówczas zakłada się, że taki samochód w ogóle nie służy do celów prywatnych, dlatego można rozliczać jego koszty bez żadnych ograniczeń. W kosztach może także znaleźć się amortyzacja, która obrazuje zużycie samochodu w firmie. Amortyzacja to mechanizm rozliczania „na raty” wydatku na zakup samochodu.
2. VAT – samochód w 100% do celów firmowych lub „mieszany”
Natomiast pod względem VAT-u zasady są nieco inne. Przepisy przewidują, że samochód służy w 100% do celów firmowych lub do celów mieszanych.
W przypadku przeznaczenia samochodu wylacznie na cele firmowe, przedsiebiorca może odliczyc od jego zakupu i wydatków na cześci oraz paliwo do takiego samochodu 100% VAT. Przedsiębiorca musi jednak spełnić szereg warunków opisanych w tym artykule (m.in. zgłosić samochód do fiskusa formularzem VAT-26 i prowadzić ewidencję przebiegu do celów VAT).
Samochód do celów mieszanych, to pojazd po części służący w firmie, a po części do celów prywatnych. Taki pojazd pozwala rozliczać 50% VAT-u od zakupu i od wydatków na części, serwis, akcesoria, itp. Rozliczanie 50% VAT-u nie wymaga ani zgłaszania samochodu do fiskusa, ani prowadzenia ewidencji przebiegu.
Samochód firmowy i rozliczanie 50% VAT – co z kosztami i amortyzacją?
W związku z powyższym trzeba zwrócić uwagę na nieścisłość w przepisach, która sprawia, że w podanej sytuacji przepisy dotyczące VAT-u i podatku dochodowego wykluczają się. Dzieje się tak z 2 powodów.
- Odliczanie 50% VAT oznacza, że samochód wykorzystywany jest po części do celów firmowych i po części do celów prywatnych.
- Rozliczanie w kosztach amortyzacji samochodu firmowego wpisanego do środków trwałych wyklucza użytek prywatny.
Jak na razie przepisy nie odnoszą się do tej sytuacji w żaden sposób.
Na pewno przyznanie, że samochód firmowy jest zarazem amortyzowany i wykorzystywany do celów prywatnych nie jest dobrym pomysłem, bo przepisy tego nie dopuszczają. Nawet jeśli przedsiębiorca rozlicza od samochodu firmowego tylko 50% VAT-u, co w praktyce właśnie to sugeruje.
Wobec tego warto przygotować sobie argumentację na wypadek zakwestionowania rozliczonych kosztów i amortyzacji takiego samochodu. Mogą to być np.:
- dodatkowe dowody potwierdzające, że zakup benzyny faktycznie był poniesiony w związku z prowadzeniem działalności (np. zakup benzyny w niedzielę może sugerować coś przeciwnego),
- stwierdzenie, że rozlicza się 50% VAT-u z uwagi na obawę, że pojawi się konieczność użycia samochodu prywatnie – co jak dotąd nigdy się nie zdarzyło,
- spełnienie kryteriów dla odliczania 100% VAT jest zbyt uciążliwe i kosztowne, dlatego rozlicza się 50% VAT-u, mimo że samochód służy tylko celom firmowym,
- przedsiębiorca prowadzi działalność w mieszkaniu, co wyklucza rozliczanie 100% VAT.
Chcesz rozliczać pojazd firmowy w prosty sposób?
- Przetestuj inFakt za darmo, także w wersji mobilnej. Wystaw bezbłędną e-fakturę w minutę.
- Prowadź samodzielnie prostą księgowość online lub poznaj oferty sprawdzonych księgowych.
- Uzyskaj dostęp do finansowania swojej działalności.
Sprawdź, jak łatwo wystawisz e-fakturę
Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.
Podziel się nim ze znajomymi
