Książka kontroli przedsiębiorcy – czym jest i kogo obowiązuje?
Jednym z licznych dokumentów, jakie można znaleźć w firmach, jest książka kontroli przedsiębiorcy. Planujesz założyć działalność gospodarczą? Dowiedz się, czym jest książka kontroli i kto musi ją prowadzić.
Czym jest książka kontroli przedsiębiorcy?
Urząd skarbowy, ZUS czy sanepid to przykładowe instytucje mające uprawnienia do kontroli przedsiębiorców. Książka kontroli jest bezpośrednio związana z kontrolami w firmach – służy do dokumentowania zakresu czynności kontrolnych i czasu ich trwania. Dokument ten ma więc charakter informacyjny.
Książka kontroli nie ma ustalonego wzoru – przedsiębiorcy mają w tym zakresie dowolność. Jednocześnie można prowadzić ją w formie:
- papierowej – wpisów do księgi dokonuje wówczas pracownik instytucji kontrolującej,
- elektronicznej – za wpisy do księgi odpowiada przedsiębiorca.
Ważne
Jeżeli w swojej firmie zdecydujesz się na prowadzenie książki kontroli w formie elektronicznej, to pamiętaj, że znajdujące się w niej wpisy będą musiały mieć potwierdzenie w dokumentacji papierowej.
Co zawiera książka kontroli?
Zakres informacji przechowywanych w książce kontroli precyzuje ustawa Prawo przedsiębiorców. W art. 57 tej ustawy możesz przeczytać, że zawiera ona wpisy obejmujące:
- oznaczenie organu kontroli,
- oznaczenie upoważnienia do kontroli,
- zakres przedmiotowy prowadzonej kontroli,
- daty podjęcia i zakończenia kontroli.
Przed 2018 r. książka kontroli była bardziej szczegółowa – zawierała wpisy m.in. o zaleceniach pokontrolnych, uzasadnieniach braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli czy uzasadnieniach przedłużenia czasu jej trwania.
Kto musi prowadzić książkę kontroli?
Bez względu na formę, w jakiej przedsiębiorca prowadzi książkę, musi ją przedstawić pracownikom organu prowadzącego kontrolę. Dlatego też obowiązek prowadzenia książki kontroli dotyczy każdego właściciela firmy. Kiedy należy ją założyć, aktualizować i zamknąć?
Książkę kontroli przedsiębiorcy:
- zakładasz z chwilą pierwszej kontroli,
- aktualizujesz podczas każdej kontroli,
- prowadzisz do końca funkcjonowania firmy na rynku,
- przechowujesz przez okres 5 lat po zamknięciu firmy.
Ważne
Książkę kontroli – podobnie jak upoważnienia i protokoły kontroli – należy przechowywać w siedzibie firmy.
Dodatkowe obowiązki związane z kontrolą
Prowadzenie książki kontroli nie jest jedynym obowiązkiem przedsiębiorcy – musi on też udostępniać ją organom prowadzącym kontrolę. Może się jednak zdarzyć, że w przedsiębiorstwie dwa różne organy będą prowadzić dwie równoległe kontrole. Któremu z nich przedsiębiorca powinien wówczas przedstawić książkę kontroli?
W opisanej sytuacji:
- okazujesz książkę kontroli organowi, który rozpoczął kontrolę jako pierwszy,
- w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu książki kontroli przez organ kontroli okazujesz ją kolejnemu organowi w jego siedzibie.
Brak książki kontroli. Czym to grozi?
Jednym z powodów, dla których nie warto lekceważyć obowiązku prowadzenia książki kontroli, są konsekwencje finansowe. Organy skarbowe – po przekazaniu informacji od kontrolerów – mają możliwość ukarania przedsiębiorcy m.in. za nieokazanie czy zniszczenie książki. Kara grzywny wynosi do 720 stawek dziennych.
Podziel się nim ze znajomymi
