Koszty uzyskania przychodu w firmie

Koszty uzyskania przychodu czyli koszty podatkowe w firmie. Czym są i czy wszystkie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów? Zapraszam na cykl artykułów związany z kosztami firmowymi. 

Ustalając wartość podatku, podatnik musi właściwie określić podstawę jego obliczenia. Na podstawę opodatkowania wpływają przychody, koszty ich uzyskania oraz odliczenia od dochodu. Niewątpliwie koszty uzyskania przychodu należą do najtrudniejszych. Ponadto odgrywają obok przychodów kluczową rolę w ustaleniu dochodu. Ustawa o podatku dochodowym fizycznych zawiera definicję kosztów uzyskania przychodów. W ustawie znajduje się również katalog wydatków, które nie mogą być kosztami uzyskania przychodów. Wyłączenia wskazane w ustawie mogą być częściowe lub całościowe.

Koszty uzyskania przychodów – definicja

Definicja kosztów uzyskania przychodów zawarta została w art. 22 ust 1 ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych. Zgodnie z nią, za koszty uzyskania przychodu uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania źródła przychodów. Ustawa wskazuje również, że kosztami uzyskania przychodów nie są wydatki wymienione w art. 23.
W związku z tym, żeby dany wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać następujące warunki:

• musi pozostawać w związku z osiąganym przychodem i być ponoszony w celu jego osiągnięcia lub zabezpieczenia albo zachowania jego źródła;
• nie znajdować się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodu;
• być właściwie udokumentowany.

Powyższe warunki muszą być spełnione łącznie. 

Ciężar dowodowy

Fakt poniesienia danego kosztu firmowego powinien być udowodniony przez podatnika. Jednak oceny czy dany wydatek jest celowy, dokonujemy już w momencie jego poniesienia. 
Na powyższe wskazuje wyrok NSA z dnia 4 sierpnia 1999 r., sygn. akt. III SA 7803/98. W wyroku wskazano, że: momentem decydującym o możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest moment dokonania wydatku, a nie moment osiągnięcia przychodu. (…) Nieuzyskanie przychodów z planowanego źródła nie oznacza jeszcze, iż wszystkie wydatki z nim związane nie mogą być wliczone do kosztów uzyskania działalności.
W innym wyroku NSA z dnia 1 czerwca 2000 r. (SA/Rz 1596/97) czytamy, że (…) kosztem uzyskania przychodu są koszty poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodu, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychodów tych nie udało się faktycznie uzyskać. 
Reasumując, każdy koszt musi być poniesiony celu osiągnięcia przychodu, niezależnie czy został on osiągnięty.
Przykład. Podatniczka prowadząca zakład kosmetyczny. Poniosła koszt związany ze szkoleniem związanym z nowymi technologiami w zakresie manicure. Niewątpliwie jest to wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodu.
Ta sama podatniczka poniosła koszt związany z programowaniem. Jednak było on podyktowany zainteresowaniami podatniczki. W związku z tym, wydatek nie będzie kosztem uzyskania przychodu. 
Ciężar dowodowy, jak już wcześniej wskazano leży po stronie podatnika. Podatnik udowodnić związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy przychodem a kosztami ich uzyskania. W wyroku NSA z dnia 27 września 2000 r. (I SA/Ka 884/99) wskazano, że pomiędzy kosztem a przychodem powinien istnieć związek przyczynowo skutkowy. (…) jednak jego charakter nie zawsze musi być wyraźny. 
Należy zaznaczyć jeszcze, że ryzyko popełnienia błędy przy kwalifikacji danego wydatku jako koszt uzyskania przychodu jest szczególnie wysokie. Dlatego też, każda sytuacja powinna być interpretowana w sposób indywidualny z uwzględnieniem wszystkich okoliczności danego stanu faktycznego.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów a koszty uzyskania przychodów

Niewątpliwie ważnym elementem konstrukcyjnym definicji kosztów uzyskania przychodów jest okres rozliczeniowy. W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy. Zgodnie z art. 22 ust 4 ustawy PIT koszty podatkowe są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. 
Natomiast dla podatników prowadzących KPiR, co do zasady, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dokumentu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. 
Koszty poniesione w walucie obcej przelicza się po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego dzień poprzedzający poniesienie kosztu.