Jakie dokumenty sprawdza ZUS podczas kontroli? Jakie prawa ma urzędnik ZUS?

Na jakie kwestie należy zwrócić uwagę? Jaka dokumentacja może być podczas takiej kontroli sprawdzana? Jakie prawa ma inspektor ZUS?

Inspektorzy ZUS sprawdzają przede wszystkim, czy płatnik składek prawidłowo nalicza wysokość należnych składek, oraz czy prawidłowo wypłaca świadczenia z ubezpieczenia społecznego. Płatnik składek powinien odpowiednio przygotować się do takiej kontroli, czyli przede wszystkim pamiętać o terminie oraz o dokumentach, które będzie weryfikować inspektor. Mogą to być listy płac, księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, karty wynagrodzeń, umowy, na podstawie których świadczona jest praca w ramach stosunku pracy, umowy zlecenia czy też regulaminy wynagradzania, regulaminy przyznawania świadczeń socjalnych oraz dokumenty podatkowe.

Na wstępie warto zaznaczyć, że aby kontrola została rozpoczęta, to musi zostać skutecznie dostarczone zawiadomienie o zamiarze jej wszczęcia. Po skutecznym doręczeniu zawiadomienia, inspekcja może rozpocząć się nie wcześniej jednak niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od jego (zawiadomienia) doręczenia. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, konieczne jest sporządzenie ponownego zawiadomienia i doręczenie go płatnikowi.

Na wniosek przedsiębiorcy kontrola może się rozpocząć przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jest jeden warunek – wniosek taki musi być złożony inspektorowi kontroli ZUS w formie pisemnej.

Po doręczeniu zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, ZUS powiadamia płatnika składek telefonicznie lub osobiście o konkretnym terminie przeprowadzenia kontroli. Jeśli nie dojdzie do kontroli w tym terminie z winy płatnika składek, inspektor kontroli pisemnie wyznacza kolejny termin (datę) rozpoczęcia kontroli wraz z podaniem konkretnej godziny jej rozpoczęcia. Warto pamiętać, że w przypadku nieuzasadnionego niestawiennictwa płatnika składek w jego siedzibie w wyznaczonym przez inspektora kontroli terminie, może on skierować wniosek do sądu o ukaranie płatnika za utrudnianie przeprowadzenia kontroli. Kara za to wykroczenie może wynosić do 5.000 zł. Przy pierwszym wykroczeniu zazwyczaj sądy orzekają przeważnie kary grzywny w wysokości do 1.000 zł.

Inspektor kontroli Zakładu wszczyna kontrolę u płatnika składek po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Kontrolę można prowadzić :

• w siedzibie płatnika składek,
• w miejscu prowadzenia przez niego działalności,
• w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (np. w biurze rachunkowym prowadzącym sprawy księgowe i kadrowe płatnika).

Jak długo może trwać taka kontrola? Odpowiedź uzależniona jest od statusu przedsiębiorcy – płatnika. Zgodnie z art. 83 ust. 1 ustawy z dnia 2.07.2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, kontrola płatnika składek będącego przedsiębiorcą w jednym roku kalendarzowym nie może przekroczyć następującej liczby dni w przypadku:

1.  mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,
2.  małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,
3. średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,
4. pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Celem kontroli jest ocena wywiązywania się płatników składek z zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych. Obowiązkami płatnika są między innymi :

• zgłaszanie osób do ubezpieczeń,
• składanie deklaracji i raportów ZUS – DRA, RCA, RSA
• wypłacanie świadczeń (np. zasiłków chorobowych, macierzyńskich, gdy posiada do tego uprawnienia)

Płatnik z zawiadomienia i upoważnienia do wszczęcia kontroli dowiaduje się o tym, co będzie przedmiotem kontroli.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, kontrola może obejmować w szczególności:

1. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
2. prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład,
3. ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
4. prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
5. wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
6. dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo:

1. badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
2. dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,
3. zabezpieczać zebrane dowody,
4. żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
5. legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
6. przesłuchiwać świadków,
7. przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Warto też zastanowić się nad tym, jakie w tej sytuacji są obowiązki po stronie płatnika. Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych w art. 88 ust. 1 określa, że jest on obowiązany :

1. udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów,
2. udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek,
3. sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu,
4. zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik,
5. udzielać wyjaśnień kontrolującemu,
6. przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Czynności tych płatnik składek jest obowiązany dokonać nieodpłatnie.