Kiedy rozliczyć duplikat faktury?
W każdej firmie faktur jest bez liku, dlatego jak najbardziej mogą się zapodziać. Ot, włoży się taką fakturę do skrytki w samochodzie, albo kieszeni marynarki, po czym przepadnie bez wieści. Jeśli jednak pamiętasz co, gdzie i kiedy kupowałeś, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby udać się do nabywcy i poprosić o duplikat.
A taki duplikat faktury spokojnie może służyć do rozliczenia VAT-u i kosztu. Tylko kiedy?
Duplikat faktury. Co to takiego?
Może się zdarzyć, że faktura zniszczy się lub zaginie. Wtedy nabywca może zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie duplikatu. Wystawienia duplikatu nie można nabywcy odmówić, chyba że minął okres, w którym trzeba przechowywać faktury wynoszący 5 lat.
Duplikat faktury różni się od pierwotnej faktury tylko dwoma elementami, co jest dość logiczne:
- zawiera słowo DUPLIKAT,
- zawiera datę wystawienia duplikatu (oprócz dat z pierwotnej faktury).
O ile znaczenie słowa DUPLIKAT jest oczywiste, o tyle data wystawienia duplikatu może nie być. Warto wiedzieć, że ma znaczenie jeśli chodzi o kwoty podatków.
Rozliczamy VAT z duplikatu
Oczywiście, może się zdarzyć, że nabywca już rozliczył fakturę w kosztach i pod względem VAT. Wtedy duplikat też musi uzyskać, aby mieć potwierdzenie prawa do tych rozliczeń. Jeśli jednak nabywca nie rozliczył jeszcze podatków związanych z tą transakcją – uzyskanie duplikatu okaże się bardzo pomocne.
Ogólna zasada dotycząca VAT-u jest prosta:
VAT z duplikatu faktury można odliczyć w okresie przypadającym na datę otrzymania duplikatu lub w 2 kolejnych okresach. W praktyce za datę otrzymania duplikatu przyjmuje się zwykle figurującą na nim datę wystawienia – dlatego jest ona tak ważna.
Tej zasady jednak nie stosuje się w przypadku np. zakupu mediów. Taka transakcja daje prawo do odliczenia VAT-u według daty płatności. A zatem data wystawienia duplikatu nie ma wówczas znaczenia.
Uwaga: z początkiem 2014 r. ta zasada ulegnie zmianie. VAT będzie trzeba rozliczać w okresie przypadającym na datę sprzedaży lub w dwóch kolejnych, zaś data wystawienia faktury nie będzie miała znaczenia. A to oznacza, że data wystawienia duplikatu także nie będzie już miała znaczenia, jeśli chodzi o VAT. A zatem w 2014 r. jeśli termin na rozliczenie VAT-u upłynął, rozliczenia VAT-u z duplikatu faktury będzie można dokonać już tylko korektą.
Rozliczamy duplikat faktury w kosztach
Oczywiście, duplikat faktury może także służyć jako potwierdzenie poniesienia kosztu. Ogólnie, koszt rozlicza się w danym roku podatkowym według daty poniesienia, który określa się według daty wystawienia faktury. Tego faktu nie zmienia jednak wystawienie duplikatu.
Co za tym idzie, koszt z duplikatu rozlicza się tak samo jak ze znalezionej faktury. Otóż aby rozliczyć koszt z duplikatu faktury w pełni zgodnie z przepisami należy dokonać korekty KPiR we właściwym okresie, którego dotyczy koszt. W praktyce jednak koszt zapisuje się:
- W bieżącym okresie, jeśli rok podatkowy nie skończył się.
- 31 grudnia, jeśli rok podatkowy skończył się, ale zeznanie roczne nie zostało jeszcze złożone.
W obu przypadkach dodaje się adnotacje wyjaśniające dlaczego koszt zaksięgowano później.
Oczywiście, jeśli rok podatkowy skończył się i został już rozliczony (tzn. przedsiębiorca złożył już PIT roczny), to jedyna możliwość rozliczenia duplikatu pod względem podatku dochodowego polega na dokonaniu korekty KPiR i zeznania rocznego.
Podziel się nim ze znajomymi
