Jak księgować na kasie fiskalnej korekty wynikające z ewidentnych pomyłek, zwrotów i reklamacji?
Kasa fiskalna coraz częściej jest stosowana przez przedsiębiorców, którzy dokonują sprzedaży dla osób prywatnych nie prowadzących działalności gospodarczej. Co jednak w przypadku, gdy sprzedawca popełni błąd lub nabywca będzie chciał dokonać zwrotu zakupionego towaru?
- Błąd może przytrafić się każdemu
- Ewidencja pomyłek zarejestrowanych na kasie fiskalnej
- Ewidencja zwrotu towarów i uznanych reklamacji
- Kasa fiskalna i prowadzenie ewidencji – w jaki sposób mogę sobie to ułatwić?
- Co jednak w przypadku, gdy do paragonu została wystawiona faktura?
- Załóż bezpłatne konto i korzystaj!
Błąd może przytrafić się każdemu
W momencie, gdy dokonujemy sprzedaży dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej, jesteśmy zobowiązani do wprowadzenia transakcji na kasę fiskalną, następnie wydrukowania paragonu i przekazania go kontrahentowi.
Jak rozliczyć paragon w kosztach firmy
Co w przypadku, gdy popełnimy błąd związany, np. z wartością całej sprzedaży lub stawką podatku VAT? W myśl przepisów nie mamy możliwości anulowania bądź wycofania transakcji na kasie fiskalnej.
W takim przypadku przedsiębiorca jest zobligowany do prowadzenia 2 ewidencji:
- ewidencji pomyłek zarejestrowanych na kasie fiskalnej
- ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji.
Ewidencja pomyłek zarejestrowanych na kasie fiskalnej
Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorca, który popełni błąd podczas ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, powinien uwzględnić to w odrębnej ewidencji zwanej ewidencją pomyłek zarejestrowanych na kasie fiskalnej.
Ewidencja taka powinna zawierać następujące informacje:
- wartość sprzedaży brutto
- wartość należnego podatku
- opis przyczyny popełnienia pomyłki
- oryginał paragonu.
Wzór ewidencji pomyłek wygląda następująco:
Tak przygotowany dokument przedsiębiorca powinien przechowywać w dokumentacji księgowej. Do ewidencji należy również załączyć oryginał paragonu potwierdzającego sprzedaż.
Ewidencja zwrotu towarów i uznanych reklamacji
W praktyce często zdarzają się sytuacje, kiedy przedsiębiorca otrzymuje zwrot towarów zakupionych uprzednio przez kontrahenta lub podejmuje decyzję o uznaniu zgłoszonej reklamacji. Jak zatem odpowiednio zaewidencjonować tak powstałe zdarzenie?
Podatnik jest wówczas zobowiązany do prowadzenia odrębnego zestawienia zwanego ewidencją towarów i uznanych reklamacji.
Dokument taki powinien zawierać następujące informacje:
- datę sprzedaży
- numer paragonu
- nazwę towaru lub usługi
- termin dokonania zwrotu towaru lub uznania reklamacji towaru bądź usługi
- wartość brutto zwróconego lub reklamowanego towaru bądź usługi oraz wartość podatku należnego – w przypadku całkowitego zwrotu należności z tytułu sprzedaży
- wartość brutto zwróconego lub reklamowanego towaru bądź usługi oraz wartość podatku należnego – w przypadku częściowego zwrotu należności z tytułu sprzedaży
- oryginał paragonu
- protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji towaru bądź usługi podpisany przez sprzedawcę oraz nabywcę.
Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór ewidencji zwrotu towarów i uznanych reklamacji:
Tak, jak w przypadku ewidencji pomyłek, przedsiębiorca również tutaj jest zobligowany do przechowywania ewidencji w dokumentacji księgowej. Należy pamiętać tutaj również o załączeniu oryginału potwierdzenia sprzedaży, czyli paragonu.
Kasa fiskalna i prowadzenie ewidencji – w jaki sposób mogę sobie to ułatwić?
Dużym uproszczeniem dla przedsiębiorców może okazać się prowadzenie zeszytu korekt i zwrotu towarów. Dokument taki nie zawiera szczegółowego wzoru, a co najważniejsze przedsiębiorca nie ma obowiązku zgłoszenia faktu jego prowadzenia do urzędu skarbowego.
Każdy wpis w zeszycie powinien być opatrzony przede wszystkim datą sprzedaży, numerem paragonu oraz nazwą towaru bądź usługi. Do każdego wpisu dokonanego w ten sposób przedsiębiorca powinien również załączyć oryginał paragonu przekazanego kontrahentowi w momencie sprzedaży towaru lub usługi.
Dzięki odpowiedniej dokumentacji oraz prowadzeniu stosownych zestawień podatnik ma możliwość skorygowania raportów miesięcznych wprowadzanych do KPiR (Księgi Przychodów i Rozchodów).
Co jednak w przypadku, gdy do paragonu została wystawiona faktura?
Każdy przedsiębiorca na prośbę kupującego ma możliwość wystawienia faktury do paragonu. Wówczas podatnik jeden egzemplarz przekazuje nabywcy, a drugi egzemplarz wraz z paragonem pozostawia w swojej dokumentacji księgowej.
W momencie, gdy kupujący dokonuje zwrotu towarów, bądź zgłasza reklamację, to wtedy sprzedawca nie ma obowiązku ujmowania już tej transakcji w dodatkowej ewidencji. Wystarczy wystawić fakturę korygującą, która jest bezpośrednio ujęta w KPiR oraz rejestrze sprzedaży VAT.
Jak rozliczyć paragon w kosztach firmy
Załóż bezpłatne konto i korzystaj!
- Kontaktuj się z księgowymi od poniedziałku do soboty w godzinach 7 – 22
- Czytaj praktyczny newsletter
- Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!
Jeśli masz pytania związane z prowadzeniem ewidencji korekt, to napisz do nas na info@infakt.pl.
Podziel się nim ze znajomymi