Kasa fiskalna w branży medycznej

Kto musi obowiązkowo stosować kasę fiskalną? Jaką sprzedaż należy ujmować na kasie fiskalne? Jakie raporty trzeba drukować? Co należy księgować? Jakie ustawodawca przewidział zwolnienia dla branży medycznej?

W tym artykule postanowiłam przedstawić dokładne informacje odpowiadając na poszczególne pytania.

Jaką sprzedaż należy ujmować na kasie fiskalnej?

Zasada została określona w art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług. We wskazanym przepisie jest mowa o tym, że podatnik  dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jest obowiązany prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Oznacza to, że na kasie ujmujemy wyłącznie sprzedaż na rzecz osób prywatnych, dla firm wystawiamy faktury i ta sprzedaż nie jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej.

Jakie kary grożą za niestosowanie kasy fiskalnej mimo obowiązku jej posiadania?

Ustawodawca w art. 111 ust. 2 określił, że za naruszenie tego obowiązku naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Ponadto podatnik oczywiście musi zakupić kasę i za jej pomocą ewidencjonować sprzedaż dla osób prywatnych i co więcej nie może skorzystać z ulgi na kasę fiskalną, która wynosi 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Jeśli podatnik zorientuje się, że nie dopełnił obowiązku zgłoszenia kasy, a miał taki obowiązek, najlepiej niezwłocznie zawiadomić urząd (zanim sam się zareaguje), złożyć pismo z czynnym żalem.

Co gdy kasa fiskalna ulegnie zniszczeniu?

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. Dokładne informacje znajdują się w art. 111 ust. 3 ustawy.

Podsumować powyższe informacje należy stwierdzić, że jeśli kasa fiskalna ulegnie zniszczeniu, albo np. zostanie skradziona, powinniśmy sprzedaż ujmować na rezerwowej kasie, a gdy jej nie mamy, to należy zaprzestać sprzedaży.

Jakie są obowiązki w związku z korzystanie z kasy fiskalnej?

Podatnik korzystający z kasy fiskalnej zobowiązany jest:

• dokonywać wydruku paragonu fiskalnego z każdej sprzedaży,
• wydawać wydrukowany dokument nabywcy,
• dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy,
• udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów,
• zgłaszać kasy rejestrujące do obowiązkowego przeglądu technicznego właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących,
• używać kas rejestrujących zgodnie z rozporządzeniami,
• przechowywać kopie dokumentów kasowych do okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (jeśli chodzi o 2017, to dokumenty przechowujemy do roku 2023),
• stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży,
• dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii,
• prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej,
• dokonać zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy,
• podawać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

Jak często dokonywać zbiorczych wydruków z kasy fiskalnej?

Aby odpowiedzieć właściwie na to pytanie należy odnieść się § 6. ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Mianowicie przedsiębiorca musi drukować raporty dobowe, a także miesięczne. Księgowania najlepiej dokonywać na podstawie raportów zbiorczych z okresów miesięcznych.

Jakie są możliwe zwolnienia w branży medycznej?

Należy teraz zwrócić uwagę na kolejny akt – mianowicie na rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 16.12.2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

§ 4. ust. 3 pkt 2 rozporządzenia wskazuje, że lekarze i lekarze dentyści mogą skorzystać ze zwolnienie z kasy fiskalnej w sytuacji, gdy:

• otrzymują w całości zapłatę za wykonywane czynności za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,
• prowadzą ewidencję, na podstawie której można jednoznacznie powiązać wpłatę z wykonaną usługą,
• świadczenie usługi ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków (chodzi tutaj np. o porady online lekarza).

Jeśli lekarz przyjmuje pacjentów w swoim gabinecie, to z tego zwolnienia skorzystać nie może. Ogólnie, aby lekarz mógł skorzystać ze zwolnienia z kasy musi spełniać wszystkie trzy warunki. Niespełnienie chociaż jednego z kryteriów wyłącza podatnika z możliwości skorzystania ze zwolnienia.

Kolejną grupą osób zwolnionych z kasy fiskalnej są osoby niewidome, posiadające orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które prowadzą samodzielnie działalność gospodarczą lub zatrudniają wyłącznie jednego pracownika niewidomego posiadającego orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności np. mogą to być masażyści, fizjoterapeuci.

Przytoczone wyżej zwolnienia określane są mianem zwolnień przedmiotowych, czyli zwolnionych ze względu na rodzaj czynności, jakie są wykonywane.

W przepisach mamy też mowę o zwolnieniu z kasy fiskalnej ze względu na limit 20 000 zł (netto) w skali roku, jest to zwolnienie podmiotowe (kwotowe). Po przekroczeniu tej kwoty należy zakupić kasę fiskalną. Z tego zwolnienia nie mogą korzystać lekarze i lekarze dentyści, ale pozostałe zawody medyczne jak np. dietetycy, fizjoterapeuci jak najbardziej.

Jaki jest limit, gdy działalność została założona w trakcie roku?

§ 3. ust. 1.  rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 16.12.2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących wskazuje, że kwotę limitu należy przeliczać biorąc pod uwagę okres wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym. Przykładowo podatnik, który rozpoczął prowadzenie działalności od dnia 1 marca 2017 r. ma limit na 2017 rok w wysokości 16 767,12 zł. Wyliczenie jest następujące : 20 000 / 365 * 306.

W jakim terminie należy zakupić kasę fiskalną, gdy przekroczę limit?

Ustawodawca określił, że po przekroczeniu limitu zwolnienia podmiotowego należy rozpocząć ewidencjonowanie na kasie fiskalnej najpóźniej po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót realizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Dla lepszego zobrazowania sytuacji rozpatrzmy następującą sytuację. Przedsiębiorca przekracza limit w dniu 23 marca 2017, ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalne musi rozpocząć najpóźniej w dniu 1 czerwca 2017 r.

Jakie są konsekwencje powrotu do zwolnienia z kasy fiskalnej?

W art. 111 ust. 6 ustawy z dnia z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług, że jeśli podatnik  w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestanie używania kasy (lub nie dokona w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis), to wówczas musi dokonać zwrotu ulgi na kasę fiskalną. Nie ma to wpływu na odliczony VAT i zaksięgowany koszt. Podatnik ma także takie same obowiązki związane z likwidacją kasy, jak przy zamykaniu działalności.