Jak zabezpieczać akta osobowe?
Obecnie dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. To pracodawca decyduje o tym, jaka forma jest dla niego lepsza. Pojawia się tez pytanie, jak zabezpieczać akta osobowe?
Forma akt osobowych
Do końca 2018 r. dokumentacja pracownicza, w tym akta osobowe mogły być prowadzone wyłącznie w formie papierowej. Od 2019 r. dokumenty te mogą być prowadzone w formie elektronicznej.
Decyzje o tym, jak prowadzone i przechowywane będą dokumenty podejmuje pracodawca. Oczywiście często obowiązek ten zlecany jest księgowym lub kadrowym i taka możliwość, jak najbardziej jest.
Jak zabezpieczać akta osobowe?
Sposób przechowywania i zabezpieczania akt osobowych będzie zależał od tego w jakiej formie są prowadzone.
Papierowe akta pracownicze
Warto zacząć od tego, że pracodawca który prowadzi papierowe akta osobowe zbiera w nich wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. Powinny one być poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.
Po stronie pracodawcy jest zapewnienie odpowiednich warunków, pozwalających na zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed:
- zniszczeniem,
- uszkodzeniem
- lub utratą
- i dostępem osób nieupoważnionych.
W szczególności chodzi o zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Elektroniczne akta osobowe
Co do systemów, które pozwalają gromadzić i przechowywać e-akta osobowe też ustawodawca przewidział specjalne uregulowania. Mianowicie dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej powinna być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
- zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
- integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
- stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
- identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
- skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
- wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
- funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:
- systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń,
- opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania,
- stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń,
- bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów,
- przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.
Podziel się nim ze znajomymi
