Jak wygląda wzór umowy najmu lokalu? Jakie są obowiązki z VAT względem przychodu z najmu na cele użytkowe i cele mieszkaniowe?

Co powinien zrobić przedsiębiorca, który nie używa w całości danego lokalu lub wykorzystuje go tylko w określonych porach? Może zdecydować się na jego najem lub podnajem. To prosty sposób na zmniejszenie kosztów związanych z konkretnym lokalem.

Kiedy możliwe jest osiąganie przychodów z najmu i podnajmu?

Zdarza się, że prowadzenie działalności związane jest z wynajęciem gabinetu lub biura, które choć niezbędne, nie są wykorzystywane w pełnym zakresie.

Z taką sytuacją mogą mieć do czynienia choćby przedsiębiorcy przyjmujący klientów jedynie w określonych dniach (np. fizjoterapeuta, masażysta) bądź niepotrzebujący dużej ilości miejsca, by prowadzić firmę (np. grafik czy bloger). Decydując się na podnajem lokalu mają możliwość zmniejszenia kosztów, jakie wiążą się z jego utrzymaniem.

Należy jednak pamiętać, że jeśli przedsiębiorca myśli o podnajmie lokalu, którego sam jest najemcą musi upewnić się czy w ogóle ma taką możliwość. Konieczne jest więc zwrócenie uwagi na zapisy zawarte w umowie najmu. Co za tym idzie trzeba upewnić się, że umowa na to zezwala, a w niektórych sytuacjach uzyskać zgodę właściciela.

W przypadku, gdy te warunki nie są spełnione nieruchomości nie wolno podnająć. Przedsiębiorca, który zdecyduje się postąpić wbrew temu, naraża się m.in. na konsekwencje w postaci zerwania umowy najmu czy kary dotyczące wykorzystania lokalu niezgodnie z zawartą umową.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Tomasz Rogowski

9.6 Znakomity

Cena od 245 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

W jaki sposób należy spisać umowę?

Osoba prowadząca działalność zanim zdecyduje się na wynajem lub podnajem nieruchomości powinna zawrzeć z najemca odpowiednią umowę. Przede wszystkim taki dokument powinien zostać sporządzony na piśmie i w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.

W umowie należy zapisać m.in.:

• strony najmu,
• okres trwania,
• wysokość czynszu, a także dodatkowe opłaty,
• terminy rozliczeń,
• kaucje (o ile występują),
• warunki wypowiedzenia i przedłużenia umowy.

W przypadku umowy podnajmu powinien znaleźć się w niej również zapis, że jest zawierana w oparciu o umowę najmu. Jeżeli w umowie nie ma zapisu, że wynajmujący zgadza się na podnajem – najemca powinien uzyskać jego pozwolenie.

To o tyle istotne kwestie, że umowa stanowi podstawę do wystawiania faktur, które dokumentują ten sposób osiągania przychodów.

Rozliczenie przychodów z najmu i podnajmu

Gdy najem lub podnajem związane są z prowadzoną działalnością gospodarczą to ich rozliczenie możliwe jest tylko na zasadach ogólnych lub liniowo. Wykluczone jest stosowanie ryczałtu – opcja możliwa jedynie przy najmie prywatnym.

A co w przypadku przedsiębiorców, którzy rozliczają się na podstawie ryczałtu jednak decydują się na wynajem w związku z prowadzoną działalnością? Są oni zobligowani do zmiany sposobu rozliczania podatku dochodowego z ryczałtu na zasady ogólne lub podatek liniowy. Z zastrzeżeniem, że na podatek liniowy można przejść tylko do 20 stycznia. Jeżeli przedsiębiorca na ryczałcie rozpocznie wynajem to automatycznie przejdzie na zasady ogólne.

Trzeba również zwrócić uwagę na sposób rozliczania VAT. To jak przedstawia się takie rozliczenie zależy od celu przeznaczenia najmu. Można wyróżnić dwie sytuacje:

• Najem na cele użytkowe.

W tej sytuacji przychody z najmu należy opodatkować stawką 23%. Taki obowiązek dotyczy przedsiębiorców, którzy są VAT-owcami. W przypadku firm zwolnionych z VAT wynajmujących mieszkanie na cele użytkowe mogą one skorzystać ze zwolnienia podmiotowego do limitu 150 tys. zł rocznie. Co jednak w przypadku jego przekroczenia? Konieczna jest rejestracja jako podatnik VAT czynny oraz opodatkowanie przychodów z najmu stawką 23%.

1. Najem na cele mieszkaniowe.Z kolei kiedy przedsiębiorca wynajmuje lokal osobie prywatnej na cele mieszkaniowe to stosuje stawkę „zw”. W tej sytuacji nie jest istotny status przedsiębiorcy wynajmującego lokal. Co za tym idzie zarówno VAT-owiec, jaki i firma zwolniona z VAT zastosują stawkę „zw”.

Wystawienie faktury za najem – inne zasady w 2014 r.

Ogólne zasady fakturowania (ważne od 2014 r.), zgodnie z którymi fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, zazwyczaj nie odnoszą się do najmu. Chyba że umowa nie zawiera terminu płatności, co jednak zdarza się bardzo rzadko. W przypadku najmu przedsiębiorca powinien więc wystawić fakturę nie później niż z upływem terminu płatności, jaki został określony w umowie.

Oprócz tego terminu jest też inna opcja. Zgodnie z zapisami w Ustawie o VAT fakturę za najem można wystawić nie wcześniej niż na 30 dni przed ostatnim dniem okresu rozliczeniowego. Jednak jeśli na dokumencie jest określone jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy to można wystawić go jeszcze szybciej (bez ograniczenia czasowego).

Obowiązek zapłaty podatku VAT za najem wyznacza data wystawienia faktury (o ile została wystawiona we właściwym terminie) lub termin płatności (o ile następuje wcześniej). Z kolei osoba, która wynajmuje lokal od przedsiębiorcy może odliczyć VAT dopiero w momencie, gdy u wynajmującego powstanie obowiązek podatkowy, a więc najczęściej w miesiącu wystawienia faktury – jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma fakturę.

A jak wygląda rozliczenie podatku dochodowego przy najmie? Konieczność ujęcia faktury w przychodach pojawia się w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na fakturze, nie rzadziej jednak niż raz w roku. Na powstanie obowiązku podatkowego nie ma wpływu otrzymanie całości lub części zapłaty.