Jak korzystnie kupić i rozliczyć samochód?

Samochód w działalności daje wiele możliwości obniżenia podatków – zarówno dochodowego jak i VAT. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami różnych rozwiązań.

Zakup pojazdu – faktura czy umowa kupna-sprzedaży?

W przypadku dokonania zakupu pojazdu na fakturę VAT pojawia się przywilej odliczenia tego podatku, oczywiście pod warunkiem, że przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. W przeciwnym wypadku wartość brutto z faktury stanowić będzie wartość początkową pojazdu, a tym samym obniży nasz podatek dochodowy do zapłaty.

Faktura VAT marża zawiera w sobie „ukrytą” wartość VAT – nie ma możliwości odliczenia tego podatku. Umowa kupna-sprzedaży występuje najczęściej w sytuacji zakupu pojazdu od osoby prywatnej. Wartość samochodu nie obejmuje wcale podatku VAT.

W związku z powyższym dla czynnego podatnika VAT najkorzystniejszy zakup samochodu osobowego będzie na fakturę VAT.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Tomasz Rogowski

9.6 Znakomity

Cena od 245 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Podatek dochodowy – kilometrówka czy środek trwały?

Sfinalizowanie transakcji nie oznacza jednak końca dylematów przedsiębiorcy. Musimy podjąć jeszcze decyzję w zakresie rozliczeń – różne mogą być bowiem statusy pojazdu pod względem podatku dochodowego i podatku VAT.

W pierwszej kolejności rozważmy użytkowanie pojazdu w firmie z punktu widzenia podatku dochodowego. Mamy dwie możliwości:

• prowadzenie kilometrówki,
• ujęcie pojazdu w ewidencji środków trwałych.

Jeżeli samochód używany jest głównie do celów prywatnych, a tylko w sporadycznych sytuacjach wykorzystywany w firmie to lepszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem jest rozliczanie go na zasadzie kilometrówki. Kilometrówka generuje limit kosztów, które mogą zostać ujęte w KPiR w danym miesiącu.

Ewidencja przebiegu pojazdu, którą mamy wówczas obowiązek prowadzić to nic innego jak zestawienie przejazdów (z określeniem celu wyjazdu i liczby pokonanych kilometrów) w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z tej ewidencji możemy odczytać liczbę kilometrów, którą mnoży się przez stawkę określoną w przepisach. Stawka ustalana jest na podstawie pojemności silnika, w przypadku samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm³ wynosi 0,5214zł, a powyżej 900 cm³ to 0,8358zł.

Wynik to wspomniany wcześniej limit kosztów samochodu, które można rozliczyć w danym miesiącu. Potrzebne są faktury wystawione na dane firmowe. Zarówno niewykorzystana nadwyżka poniesionych kosztów jak i nadwyżka limitu przenosi się na kolejne okresy rozliczeniowe. Ewentualnej nadwyżki nie można przenieść jednak na kolejny rok kalendarzowy.

Pojazd użytkowany na podstawie kilometrówki pozostaje w dalszym ciągu własnością prywatną przedsiębiorcy. Decydując się na jego sprzedaż nie będziemy zmuszeni do wykazywania przychodu z działalności ani wystawiania faktury VAT. Największym zaś minusem kilometrówki jest to, że nie zezwala ona na rozliczanie w kosztach wartości samego pojazdu.

Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby na zasadzie kilometrówki rozliczać więcej niż jeden pojazd w firmie.

Druga opcja to wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych. W tym przypadku mamy prawo do amortyzacji pojazdu. Amortyzacja to stopniowe ujmowanie w kosztach podatkowych wartości początkowej składnika majątku, w postaci odpisów amortyzacyjnych.

Standardowa roczna stawka amortyzacji przyporządkowana dla pojazdów osobowych to 20%. Oznacza to, że odpisy amortyzacyjne będą naliczane przez 5 lat.

Jeżeli jednak pojazd był używany przez poprzedniego właściciela co najmniej 6 miesięcy i przedsiębiorca jest w stanie to udowodnić to ma prawo do zastosowania podwyższonej stawki amortyzacji w wysokości 40%. W takim wypadku samochód zostanie zamortyzowany dwa razy szybciej, czyli w ciągu 2,5 roku.

Amortyzacja i ryczałt

Wartość początkowa pojazdu

Wartość początkową środka trwałego przyjmujemy na podstawie dokumentu potwierdzającego dokonanie danej transakcji. Wydatki związane z przyjęciem samochodu do użytkowania, dokonane jeszcze przed wprowadzeniem pojazdu do firmy zwiększają wartość początkową pojazdu. Przykładowo mogą to być:

• koszty transportu,
• wartość ubezpieczenia w drodze,
• opłata za rejestrację,
• koszty montażu instalacji gazowej.

Z kolei wydatki takie jak zakup paliwa poniesione przed datą wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych nie mogą być ujęte w kosztach podatkowych wcale. Dopiero po dopełnieniu wszelkich formalności można korzystać z samochodu, a co za tym idzie odliczać koszty paliwa i eksploatacji.

Trzeba także mieć na uwadze, że pojazd osobowy można amortyzować tylko do kwoty 20 000 euro przeliczonej na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania.

Samochód kupiony przed założeniem działalności

Jeżeli jesteśmy w posiadaniu pojazdu, który kupiliśmy jeszcze przez rozpoczęciem działalności i chcemy wprowadzić go do majątku firmowego to nie ma ku temu przeciwwskazań.

Należy wówczas sporządzić oświadczenie o przekazaniu własnego środka trwałego na cele działalności gospodarczej, które później trzeba będzie przechowywać w dokumentacji.

Jeżeli w dalszym ciągu posiadamy fakturę na zakup pojazdu to możemy jako wartość początkową środka trwałego przyjąć wartość z faktury. Nie ma znaczenia kiedy samochód został kupiony, istotne jest tylko to czy mamy dokument potwierdzający dokonaną transakcję. W przypadku braku dowodu księgowego na zakup środka trwałego, aby ustalić jego wartość należy posłużyć się ceną rynkową ogłoszoną na ostatni dzień grudnia roku poprzedniego. W tym celu można odszukać podobne, archiwalne oferty w internecie. Należy przy tym uwzględnić stan techniczny i zużycie samochodu.

Zakup pojazdu z innego kraju Unii Europejskiej

W przypadku zakupu używanego pojazdu osobowego od kontrahenta z innego państwa należącego do Unii Europejskiej pojawiają się dodatkowe formalności.

Sposób rozliczenia podatku VAT zależy od tego, czy nabywany samochód jest nowym czy używanym środkiem transportu.

Nowy środek transportu to taki, który spełnia przynajmniej jeden z warunków:

• ma na liczniku mniej niż 6000 km,
• od momentu zarejestrowania pojazdu minęło mniej niż 6 miesięcy.

W przypadku zakupu używanego środka transportu z Unii Europejskiej mamy następujące możliwości:

1. Jeżeli dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji jest faktura VAT i jesteśmy czynnymi podatnikami VAT to mamy do czynienia z tzw. wewnątrzwspólnotowym nabyciem towaru. Oznacza to, że przedsiębiorca ma wówczas obowiązek w ciągu 14 dni złożyć VAT-23 i zapłacić podatek VAT wynikający z deklaracji. Do podstawy opodatkowania wlicza się obok wartości samochodu także akcyzę, koszty opakowania, transportu lub ubezpieczenia transportu.

2. Jeżeli dokonujemy zakupu samochodu na podstawie faktury VAT marży to nie zachodzi wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru, a co za tym idzie nie ma obowiązku rozliczenia VAT-u w Polsce.

3. Kolejnym wyjątkiem kiedy nie mamy do czynienia z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towaru jest zakup pojazdu od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Samochód będący nowym środkiem transportu oznacza konieczność rozliczenia podatku VAT w Polsce. Nie ma tutaj znaczenia czy kupujemy pojazd od innej firmy czy od osoby prywatnej.

Akcyzę od samochodu należy natomiast opłacić w Urzędzie Celnym w ciągu 14 dni od wprowadzenia pojazdu na teren RP, niezależnie od tego czy pojazd jest nowy czy używany. Akcyzę odprowadzamy składając w Urzędzie Celnym druk AKC-U.

Samochód firmowy a rozliczenie odszkodowania

Podatek VAT – mieszany czy firmowy?

Od wybranego rodzaju dysponowania zależy stopień odliczenia VAT-u od kosztów pojazdu (połowa lub pełna wartość podatku). Pojazd zgłoszony jako firmowy w ogóle nie może być wykorzystany prywatnie (nawet potencjalnie). W takim wypadku mamy prawo odliczać 100% VAT-u od zakupu samochodu i innych wydatków z nim związanych. Trzeba jednak zgłosić pojazd do urzędu skarbowego (deklaracja VAT-26), sporządzić regulamin i prowadzić ewidencję przebiegu.

W przypadku, gdy samochód używany jest zarówno do celów prywatnych jak i służbowych należy wybrać rodzaj dysponowania mieszany. Użytek mieszany oznacza opcję odliczania 50% VAT-u. Pozostałe 50% wraz z kwotą netto obniżają dochód do opodatkowania. Przedsiębiorcy będący w posiadaniu pojazdu mieszanego nie są zobowiązani do spełnienia dodatkowych warunków formalnych.

Sprawdź jak rozliczyć samochód ciężarowy będący środkiem trwałym w dwóch firmach

Działalność prowadzona w miejscu zamieszkania a odliczenie VAT-u od pojazdu

Obowiązujące przepisy nie dają prawa odliczania pełnego VAT-u, kiedy przedsiębiorca prowadzi firmę w miejscu zamieszkania (nawet jeśli spełni wszystkie konieczne wymagania). W opinii urzędników to sytuacja, w której nie ma szans na jednoznaczne stwierdzenie, że pojazd używany jest wyłącznie w działalności.

Ważne jest bowiem, aby nie było nawet potencjału wykorzystania samochodu do celów prywatnych np. dojazd do domu, sklepu. W przypadku ewentualnej kontroli urząd skarbowy może zakwestionować zadeklarowany rodzaj dysponowania.

Użytek mieszany – jakie wydatki można rozliczać?

Wydatek związany z samochodem może być zaliczony do koszów działalności gospodarczej jeżeli jest on ściśle związany z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przykładowe wydatki jakie można ująć w kosztach to:

• koszty paliwa,
• wydatki na naprawę pojazdu,
• części zamienne,
• ubezpieczenie OC/AC,
• przegląd samochodu.

Jeżeli natomiast wydatek nie ma związku z prowadzeniem firmy to nie należy ujmować go w kosztach ani odliczać podatku VAT. Przykładem może być wyjazd na urlop, który zawsze jest wydatkiem o charakterze osobistym.

Ubezpieczenie samochodu OC i AC

Do zaksięgowania kosztu ubezpieczenia niezbędnym dokumentem będzie polisa i potwierdzenie dokonania przelewu.

Należy pamiętać, że ubezpieczenie AC można zaksięgować pod warunkiem limitu, proporcjonalnie do wartości 20 000 euro przeliczonych na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia, w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Ubezpieczenie OC nie ma ograniczenia.

Dowiedz się więcej o tym jak zaksięgować ubezpieczenie

Jak wprowadzić i rozliczyć pojazd w aplikacji inFakt?

Samochód rozliczany kilometrówką należy wprowadzić poprzez zakładkę „Koszty” -> „Pojazdy” -> „Dodaj pojazd prywatny (Kilometrówka)”.
Kolejne koszty wprowadzamy z poziomu dodanego pojazdu korzystając z opcji:

• „Dodaj koszt paliwa”,
• „Dodaj koszt pojazdu”.

Przejechane trasy dodajemy w następujący sposób: wybieramy odpowiedni samochód w aplikacji, a następnie klikamy „Dodaj trasę”.

Po uwzględnieniu kosztów i tras, należy wybrać „Ewidencja przebiegu pojazdu” za dany miesiąc, wydrukować ją i przechowywać w swojej dokumentacji księgowej. W aplikacji automatycznie na koniec miesiąca zaksięguje się wydatek związany z użyciem pojazdu.

W przypadku kilometrówki mamy możliwość odliczenia tylko 50% VAT-u przy zakupach związanych z pojazdem, nie trzeba zaznaczać rodzaju dysponowania, aplikacja sama przyporządkowuje odpowiedni.

Jeżeli zdecydowaliśmy się na wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych należy w aplikacji użyć opcji:

• „Dodaj pojazd osobowy” – w przypadku, gdy nie ma możliwości odliczenia VAT-u,
• „Zakup pojazdu osobowego” – na podstawie faktury VAT.

Datą nabycia będzie dzień zakupu, a data przyjęcia do użytkowania to dzień, kiedy dopełnione zostaną wszystkie formalności i samochód będzie gotowy do używania w firmie.

Opcja „rodzaj dysponowania” dotyczy rozliczenia VAT:

• „Mieszany” – aplikacja będzie automatycznie odliczać 50% VAT-u, a pozostałe 50% wraz z kwotą netto zostanie ujęte w KPiR dla celów podatku dochodowego;
• „Firmowy” – 100% odliczenia VAT dla każdego wydatku związanego z pojazdem.