Kiedy wystawia się faktury zaliczkowe i czy można je sporządzić zanim otrzymamy przedpłatę?
Do końca 2013 r. wystawienie faktury zaliczkowej w związku z otrzymaną przedpłatą było niezwykle ważne, ponieważ od terminu wystawienia faktury zależało rozliczenie VAT. Zasady powstawania obowiązku podatkowego VAT i fakturowania zmieniły się jednak od początku 2014 r. Zmiany obejmują również faktury zaliczkowe.
Faktury zaliczkowe – co się nie zmieniło?
Zacznijmy od opisania kwestii, która nie uległa zmianie.
Uzyskanie zaliczki nie powodowało i obecnie także nie powoduje powstania obowiązku podatkowego pod względem podatku dochodowego. Innymi słowy, faktury dokumentującej zaliczkę nie ujmuje się ani wśród przychodów, ani wśród kosztów. Dopiero po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru rozlicza się przychód lub koszt, którego dotyczy zaliczka (zwykle na podstawie faktury końcowej). Tak samo było w 2013 r.
Zmianie jednak uległ sposób rozliczania VAT-u w związku z uzyskaniem lub wręczeniem zaliczki.
Faktury zaliczkowe 2014 – rozliczanie VAT
Do końca 2013 r. otrzymanie zaliczki nakazywało wystawić fakturę do 7 dni od tego faktu. Taką fakturę należało rozliczyć pod względem VAT według daty otrzymania zaliczki. Jednocześnie prawo do odliczenia VAT-u zyskiwał nabywca, czyli ten, kto zaliczkę wręczał. Mógł odliczyć VAT z faktury zaliczkowej w miesiącu otrzymania faktury lub w dwóch kolejnych. A jak ta kwestia wygląda obecnie?
Od początku 2014 r. obowiązek podatkowy VAT powstaje (według ogólnej zasady):
- wraz z wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru,
lub
- wraz z otrzymaniem całości lub części zapłaty, jeśli następuje to wcześniej.
Ta druga sytuacja dotyczy wręczania zaliczek.
Fakturę zaliczkową również wystawia się według ogólnej zasady fakturowania, czyli nie później, niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym wręczono zaliczkę. Alternatywnie, fakturę zaliczkową można wystawić przed otrzymaniem zaliczki, ale nie wcześniej 30 dni .
Nie można jednak zapomnieć, że obowiązek podatkowy VAT powstaje z chwilą wręczenia zaliczki, a nie z chwilą wystawienia faktury zaliczkowej.
Analogicznie jest pod względem prawa do odliczenia VAT-u z faktury zaliczkowej, które posiada nabywca. Pojawia się ono w okresie, w którym u sprzedawcy występuje obowiązek podatkowy i nabywca otrzymał fakturę (oba warunki muszą być spełnione łącznie, więc nie można odliczyć VAT od zaliczki zanim zostanie ona zapłacona).
Oczywiście, jest to zasada ogólna, od której są pewne wyjątki, o których trzeba pamiętać.
Istnieją takie transakcje, których nie wolno dokumentować fakturą zaliczkową
Ogólna zasada powstawania obowiązku podatkowego i terminu wystawienia faktury nie dotyczy niektórych transakcji wyszczególnionych w przepisach. Otóż niektóre rodzaje transakcji wiążą obowiązek podatkowy nie z terminem wykonania usługi, ale z terminem wystawienia faktury. Chodzi o takie transakcje, jak:
- usługi telekomunikacyjne,
- najem, dzierżawę, leasing,
- stałą obsługę prawną i biurową,
- usługi ochrony osób oraz dozoru i przechowywania mienia.
Dla tych transakcji otrzymanie zaliczki nie rodzi obowiązku podatkowego – rodzi go natomiast wystawienie faktury. Co za tym idzie, transakcji z powyższej listy nie wolno dokumentować fakturami zaliczkowymi.
Z inFaktem nie pomylisz się rozliczając faktury zaliczkowe
inFakt ułatwia rozliczanie faktur zaliczkowych. Przede wszystkim właściwie rozlicza podatek dochodowy i VAT, gdy zaliczka dotyczy standardowych transakcji – wystarczy wprowadzić właściwe daty wystawiając fakturę lub dodając koszt. A co w przypadku sprzedaży, która wyklucza wystawienie faktury zaliczkowej?
inFakt stara się rozpoznać takie transakcje według nazwy usługi podawanej przez użytkownika. Jeśli istnieje prawdopodobieństwo, że dana usługa kwalifikuje się do tych, których nie dokumentuje się fakturami zaliczkowymi, inFakt wyświetla o tym ostrzeżenie. Użytkownik może wystawić taką fakturę, ale robi to na własną odpowiedzialność.
Faktura zaliczkowa w kilka chwil – w inFakcie
Oczywiście, fakturę zaliczkową możesz wystawić w prosty sposób w inFakcie. A gdy ją wystawisz, inFakt rozliczy ją dla Ciebie – automatycznie, zgodnie z przepisami.
Najlepiej po prostu załóż bezpłatne konto i sprawdź sam jak to działa. Wystawienie zaliczki w PDF wymaga tylko wypełnienia prostego formularza. Potem inFakt automatycznie ujmie tę zaliczkę w KPiR i w rozliczeniach VAT. To nie może być prostsze.
Po prostu kliknij w przycisk, wpisz e-mail i hasło, a potem wystawiaj zaliczki.
Podziel się nim ze znajomymi
