E-zwolnienia – część 2

W tym artykule przedstawię informacje bardziej praktyczne np. jakie są obowiązki po stronie pracodawcy, a jakie po stronie ubezpieczonego w związku ze zmianami w zwolnieniach lekarskich. Co lekarz będzie w naszym profilu widział? A także m. in. co w sytuacji gdy wystąpi błąd w zwolnieniu lekarski?

Zmiany przedstawione w tym artykule zaczynają obowiązywać od lipca 2018 r. Artykuły o innych zmianach prawnych w tym roku można znaleźć tutaj

Dla każdego przedsiębiorcy, czy też osoby zajmującej się sprawami kadrowymi bardzo ważne są przepisy, nie mniej istotne są kwestie jakie z nich wynikają. Poniżej przedstawiam kilka takich  praktycznych informacji.

• Płatnik do dnia 31.12.2015 powinien poinformować osoby, które są przez niego ubezpieczone o tym, czy założył profil informacyjny, czy należy mu dostarczać nadal zwolnienia lekarskie w formie papierowej.

• Płatnik jest zobowiązany do pisemnego poinformowania każdego ubezpieczonego w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu o obowiązku dostarczania wydruków wystawionych zaświadczeń z systemu teleinformatycznego. Dla ubezpieczonego jest to informacja, że płatnik nie ma profilu informacyjnego. Jeśli płatnik utworzy profil informacyjny, to jest zobowiązany pisemnie poinformować ubezpieczonego o tym fakcie, w ciągu 7 dni od momentu zmiany.

• Jeśli płatnik do końca 2015 roku nie będzie zgłaszał więcej niż 5 osób i nie założy profilu informacyjnego, a w 2016 roku będzie miał np. 6 pracowników to wówczas zobowiązany jest do przekazywania dokumentów do ZUS elektronicznie. Ma dwie możliwości – może korzystać z program Płatnik i profilu informacyjnego lub wszystkie dokumenty przekazywać wyłącznie za pośrednictwem profilu informacyjnego.

• W sytuacji gdy płatnik założy profil informacyjny i osoby przez niego ubezpieczone mają wystawiane e-zwolnienia, to i tak powinny informować o swojej nieobecności. I tutaj należy sobie zadać pytanie dlaczego? Oczywiście informacje o zwolnieniach będą pojawiać się na kontach płatników w ciągu 24 h, ale w związku z tym płatnik nie będzie otrzymywał z systemu żadnych powiadomień. Sprowadza się to do tego, że płatnik musiałby codziennie sprawdzać dane na profilu. Wniosek współpraca na tym tle jest wskazana.

• Wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich oznacza, że nie będzie już potrąceń z zasiłku za nieterminowe dostarczenie zaświadczenia o którym mowa w art. 62 ust. 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa.

Jakie dane z ZUS będą dostępne dla lekarza?

• dane zgromadzone na kontach ubezpieczonych i płatników składek w zakresie niezbędnym do wystawienia zwolnienia,

• informacje o wcześniejszych zaświadczeniach lekarskich osoby ubezpieczonej,

• informacje, czy płatnik składek ma profil informacyjny.

Sytuacje w jakich możliwe będzie wystawienia zwolnienia w formie papierowej:

• płatnik składek nie posiada profilu informacyjnego,

• ubezpieczony żąda wydania tego dokumentu,

• wystawienie zaświadczenia o niezdolności do pracy w formie elektronicznej nie jest możliwe np. ze względu na brak dostępu do Internetu lub brak możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP.

W sytuacji gdy lekarz nie ma dostępu do Internetu i nie może wystawić e-zwolnienia, np. gdy jest na wizycie domowej, to wówczas zobowiązany jest to wystawienia dokumentu w formie papierowej. Blankiet będzie posiadał identyfikator i będzie zarejestrowany przez system. Wystawiający taki druk będzie go musiał przekazać na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS w ciągu 3 dni roboczych od wystawienia.

Jakie po zmianach będą obowiązywały dowody stwierdzające niezdolność do pracy?

• e-zwolnienia (dokumenty elektroniczne),

• wydruki wystawionych zwolnień z systemu teleinformatycznego,

• zaświadczenia lekarskie wystawione na formularzach wydrukowanych z systemu teleinformatycznego.

Wydruki muszą być opieczętowane i podpisane przez wystawiającego.

Błędy w wystawionych zaświadczeniach lekarskich oraz sposoby ich poprawiania.

W takiej sytuacji lekarz jest zobowiązany do przekazania tych informacji na podawczą skrzynkę ZUS, w ciągu 3 dni od dnia stwierdzenia błędu lub otrzymania takiej informacji od ubezpieczonego. Może zdarzyć się sytuacja, że konieczne będzie wystawienie nowego zwolnienia lub unieważnienie już wystawionego. Płatnik powinien rozpatrzyć na nowo kwestię tego, czy i jakiej wysokości należy wypłacić zasiłek.

Kontrola zwolnień lekarskich.

Jest ona po stronie płatnika zasiłku. Należy sprawdzić, czy zwolnienie nie zostało sfałszowane lub czy zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich  (np. jest wystawione w odpowiednim terminie, przez odpowiednią osobę).W razie wątpliwości należy w pierwszym przypadku, skontaktować się z lekarzem i poprosić o wyjaśnienie. W drugim zaś przypadku należy skontaktować się z terenową jednostką ZUS.

Jaki jest cel tych zmian?

W uzasadnieniu do projektu, ustawodawca wskazał nam następujące zalety tych zmian:

• zmiana formy i trybu wystawiania zaświadczeń,

• skrócenie czasu koniecznego do wystawienie zwolnienia lekarskiego,

• zniesienie obowiązku przesyłania do ZUS oryginałów papierowych zaświadczeń,

• zniesienie obowiązku przechowywania przez wystawiającego kopii zaświadczenia przez wymagane ustawowo 3 lata,

• zniesienie obowiązku dostarczania płatnikowi składek zaświadczeń lekarskich przez ubezpieczonego,

• docelowa likwidacja obsługi papierowych druków ZUS ZLA,

• automatyczne informowanie płatników o zwolnieniach wystawianych dla ich ubezpieczonych,

• wyeliminowanie ręcznego wprowadzania do systemu ZUS danych z zaświadczeń lekarskich wydanych na formularzach papierowych,

• zwiększenie możliwości prowadzenia działań kontrolnych,

• udostępnienie wystawiającym przeglądu poprzednich zwolnień lekarskich,

• ograniczenie możliwości popełniania nadużyć – elektroniczne zaświadczenie jest znacznie trudniejsze do sfałszowania.