Czy paragon fiskalny można zaksięgować w KPiR? Czyli o dokumentach potwierdzających poniesione koszty
Podatnik chcąc zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów musi posiadać odpowiednie dowody ich poniesienia. Jakie dowody stanowią podstawię zapisu w PKPiR?
Przede wszystkim zapisy w PKPiR dokonywane są w języku polskim i walucie polskiej. Zapisy muszą być dokonywane w sposób staranny, czytelny i trwały. Samych zapisów dokonujemy na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Natomiast stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:
- skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub
- wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów.
Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.
Dowody stanowiące podstawę zapisu w PKPiR
Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne
- inne dowody, wymienione w rozporządzeniu w sprawie pkpir, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczenie numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Za dowody księgowe uważa się również:
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
- dowody przesunięć;
- dowody opłat pocztowych i bankowych;
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.
Wydatki dokumentowane paragonem
Rozporządzenie w sprawie PKPiR daje możliwość zapisu niektórych wydatków na podstawie otrzymanych paragonów. Do wydatków tych należą m.in. środki bhp, środki czystości oraz materiały biurowe zakupione w jednostce handlu detalicznego. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Na podstawie paragonów również można ująć w PKPiR wydatki na zakup paliwa i oleju za granicą. W przypadku paragonów za granicą dodatkowo należy dokonać odpowiedniego przeliczenia waluty obcej na złote polskie.
Dowody wewnętrzne
Niektóre wydatki w PKPiR mogą być udokumentowane dowodem wewnętrznym. Dowody te mogą dokumentować wyłącznie:
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
- zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
- wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
- opłat sądowych i notarialnych;
- opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty;
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Dowody wewnętrzne powinny zawierać:
- datę i podpis osób, które bezpośrednio dokonały wydatków,
- przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
- w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu.
Dowody wewnętrzne dotyczące kosztów podróży służbowej
Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
Podziel się nim ze znajomymi